Priorización de Actividades – Parte I

Consideremos la siguiente situación en un restaurant.

• Una mesa que ya terminó de comer pide la cuenta
• Al mismo tiempo, una mesa que llegó hace 2 minutos pide el menú.

Si usted fuera el mesero… ¿Qué actividad realizaría primero?

En términos generales no hay una respuesta correcta e incorrecta. El orden de realización de las actividades anteriores dependerá de un proceso casi inconsciente de Priorización, es decir, del análisis de múltiples variables para determinar el mejor orden en el que se debe realizar un conjunto de actividades.

En general, la Administración de Proyectos considera las siguientes definiciones para modelar el conjunto de acciones que se deben realizar para ejecutar Proyecto:

• Tarea. Trabajo que debe realizarse en un tiempo determinado.
• Actividad. Conjunto de tareas propias de una persona o entidad que permiten avanzar hacia el objetivo.
• Fase. Cada uno de los estados sucesivos de cambio o de desarrollo.
• Proyecto. Conjunto de actividades que permiten cumplir un objetivo.

Las definiciones anteriores permiten, en su esencia, dividir un proyecto en elementos manejables de manera de tener distintos niveles de visibilidad: Nivel Macro (sin detalle, grandes metas) a Nivel Micro (mucho detalle, pequeñas metas). De la definición anterior, la Tarea es la unidad mínima e indivisible. En general, se considera que una tarea es un elemento que debe poder realizar una persona por si sola en un plazo determinado. Es la unidad mínima de control y, en este contexto, sólo tiene tres estados posibles: Pendiente, En Ejecución y Terminada. Una Actividad comprende un conjunto de Tareas, razón por la cual, se puede comenzar a jugar con porcentajes de avance y esas cosas, considerando algún promedio ponderado respecto al estado de cada una de las tareas que la integran.

Los conceptos anteriores, en general, son utilizados en la etapa de Planificación, es decir, el momento en que se diseñan las acciones y el orden requeridos para la consecución de un determinado objetivo y/o propósito. En esta etapa, se realiza una priorización de los elementos que permita utilizar racionalmente los recursos disponibles. Por ejemplo, si hay dos personas contratadas, la planificación debe asegurar que las dos van a estar ocupadas durante el plazo del proyecto y, por el contrario, evitar que una persona esté desocupada esperando que la otra termine su tarea. Si bien esto puede ocurrir, claramente, no es eficiente.

Ahora bien, lo anterior permite satisfacer las necesidades de Gestión y Coordinación de los responsables de los proyectos, sin embargo, no es un modelo que permita a una persona realizar una priorización de sus actividades. Difícilmente, volviendo al ejemplo inicial, la división en tareas, actividades y fases ayudaría al mesero a tomar una decisión adecuada y, lo normal hoy en día, es que las personas tengan múltiples tareas en su lista de pendientes, ya sea en el ámbito laboral, personal, profesional, intelectual, etc., por lo que es necesario intentar realizar una priorización adecuada de las tareas pendientes para mejorar los resultados.

Es importante, en este punto, excluir aquellas actividades consideradas básicas, por ejemplo, dormir, comer, etc. En general, estas actividades no se pueden priorizar, simplemente se deben hacer a menos que realmente uno esté en una situación de stress o abstinencia extrema. Por ejemplo, no dormir durante tres días, claramente implicaría, al cuarto día, incorporar la actividad dormir en la lista de pendientes.

Al momento de priorizar las actividades es fundamental distinguir y diferenciar las Importantes de las Urgentes. Las siguientes definiciones pueden ayudar a determinar el nivel de importancia y urgencia de una actividad:

• Urgencia. Plazo para desarrollar una actividad.
• Importancia. Consecuencias de no realizar una tarea.

El primer paso para poder realizar una priorización de actividades es determinar la urgencia y la importancia para cada una. La realización de esto generará cuatro grupos de actividades (o Zonas) con el mismo nivel de Importancia y de Urgencia, lo que ya permite realizar una priorización gruesa de las actividades.

El cuadro siguiente resume la priorización que se debe aplicar una vez realizado este proceso (clic para agrandar la imagen)

El ejercicio anterior permitirá, rápidamente, concentrar los esfuerzos en las tareas Urgentes e Importantes (Zona 1), priorizar las Importantes (Zona 2) sobre las Urgentes (Zona 3) y, por último, postergar las No Importantes y No Urgentes (Zona 4). Esto, en general, permitirá tener una actitud más productiva porque:

• Algo Urgente y No Importante puede esperar ya que, en base a lo descrito anteriormente, la no realización no tendrá consecuencias significativas.
• Enfocarse en las cosas importantes y no urgentes, evitará que éstas se vuelvan urgentes y, por lo tanto, permitirá realizarlas con más tiempo y de mejor manera.

La división de las actividades en las cuatro zonas permite comenzar a priorizar, sin embargo, no ayuda en la priorización de las actividades de una misma Zona. Un modelo para realizar esto lo veremos más adelante.

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